Voordat men zich bezighoudt met een verhoudingsgewijs gecompliceerd en uitgebreid onderwerp zoals kleurmanagement, moet men de bases en verschillen tussen de twee meest gebruikte kleurmodi kennen.
Enerzijds bestaat er het additieve kleursysteem RGB. Hierbij worden de basiskleuren van het licht (ROOD, GROEN en BLAUW) opgeteld met dezelfde intensiteit tot wit licht. Het zijn lichtkleuren, vandaar is de RGB kleurmodus alleen voor media geschikt, die zelfstandig licht kunnen uitzenden (bijvoorbeeld beeldschermen, beamers en televisies). Opmaken kunnen niet in deze kleurruimte gereproduceerd worden.
Bij de offset druk wordt een subtractieve kleursysteem gebruikt: CMYK met de basiskleuren CYAAN (C), MAGENTA (M), GEEL (Y) en ZWART (K). Hierbij wordt het invallende omgevingslicht van de oppervlakte van het object alleen gedeeltelijk gereflecteerd. De oppervlakte trekt in dit geval dus een bepaalde deel van de invallende hoeveelheid van het licht af. Resultaat: we zien verschillende kleuren.
Omdat beide kleurruimtes zich in het voor de mens zichtbare spectrum aan verschillende posities bevinden en alleen gedeeltelijk dezelfde kleurenpalet afdekken, brengt het bijna altijd kleurafwijkingen met zich mee als men van de RGB kleurmodus naar de (kleinere) CMYK kleurmodus converteert.
Als men opmaken in de (foute) RGB kleurmodus aanlegt moet men dus al met twee effecten rekenen. Enerzijds worden de kleuren niet zo helder en stralend weergegeven zoals op een (licht uitzendend) beeldscherm. Anderzijds zal de convertering de kleur wijzigen. Als deze beide effecten samentreffen en eventueel een papier gebruikt wordt dat de drukkleuren sterk absorbeert, wijkt het drukresultaat substantieel af, wat een frustrerend ervaring kan zijn.
Natuurlijk verwachten wij niet dat zich iedere klant een uitgebreid weten over het onderwerp kleurmanagement toeëigent en zijn computer en beeldscherm in een qua kleur bindende kalibreerde kleurmanagement werkplek converteert. Men moet echter rekening houden bij het maken van layouts, dat men het eigen beeldscherm en de uitprint van de eigen printer niet mag vertrouwen.
Hoe kan men nu een respectabel drukresultaat verkrijgen zonder zich moeilijk en duur een eigen kleumanagement in te richten? De snelste en eenvoudigste methode is hier de kleurproef. Deze is maar met een meerprijs verbonden, maar beveiligd ook dat het drukresultaat geen frustrerende ervaring wordt. Men kan de simulatie van het gepland drukresultaat voor het ter perse gaan zelf bekijken en ook als het papier nog een invloed op het eindresultaat heeft, heeft men toch in ieder geval een goede indruk van de verwachte kleuren. De kleurproef wordt bij de druk als kleurreferentie gebruikt en daarmee de persmachine gekalibreerd. De drukker kan dus zijn werk met het monster adjusteren, zoals de klant deze heeft gezien. Verder kan men zich bij de kleurkeuze aan het HKS-kleurpalet oriënteren. HKS-kleuren moet men zich zoals voorgemengde muurverven van de bouwmarkt voorstellen. De kleuren zijn normeerd en zien er altijd gelijk uit. Elke kleur is een vaste samenstelling in de CMYK kleurruimte toegewezen. Als men dus een HKS-kleur heeft gekozen en de samenstelling consequent voor zijn bestanden gebruikt, wordt het resultaat heel dicht bij de gewenste kleur zijn.
Professionals gaan bij het onderwerp kleurmanagement natuurlijk nog een stap verder en willen ervoor zorgen, dat de opmaak, welke (uiteraard) in de CMYK kleurmodus werd aangelegd, ook exact zo wordt weergegeven, zoals het op het (gecalibreerde) beeldscherm werd samengesteld. Daarvoor worden kleurprofielen gebruikt, die de verschillenden eigenschappen van de invoer- en uitvoerapparaten en het substraat egaliseren. Kleurprofielen, in wier naam elementen zoals "US" of "Japan" voorkomen, komen niet overeen met de Europese standaards en zouden vandaar niet gebruikt worden. In principe kan men voor ieder papiersoort een speciaal kleurprofiel in de bestanden inbinden, maar dit is in de praktijk eerder ongebruikelijk. Als u niet zeker bent welk kleurprofiel u zou gebruiken, wordt aanbevolen in geval van twijfel ISO Coated v2 te gebruiken. Dit profiel dekt een breed spectrum van papiersoorten af en wordt daarom als standaard aanbevolen.
